Mentions légales

10. Traitement des données personnelles des candidats à l’emploi. (Dernière mise à jour : 09/2025)

La présente notice s’adresse à toute personne postulant auprès de la société Xinex s.à.r.l., (ci-après « XINEX ») sans distinction relative au statut du candidat et au type de contrat concerné.

La notice définit les finalités de la collecte et du traitement des données des candidats, les catégories de données traitées, les catégories de destinataires, les mesures de protection mises en place, ainsi que la durée de conservation des données.

XINEX s’engage à traiter toutes les données personnelles qui lui sont confiées ou qu’elle obtient dans le cadre de ses relations avec ses prestataires de services en conformité avec le Règlement Européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (ci-après dénommé « RGPD »).

Le terme « données personnelles » désigne toute information relative à une personne identifiée ou identifiable et comprend toutes les données qui sont ou peuvent être attribuées à une personne physique de quelque manière que ce soit.

Le terme « traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations appliquées à des données personnelles, telles que, par exemples, la collecte, l'enregistrement, la conservation, l'adaptation ou la modification, la consultation, l'effacement, etc.

XINEX contrôle la manière dont vos données personnelles sont collectées ainsi que les finalités pour lesquelles elles sont utilisées en agissant en qualité de responsable du traitement au sens du RGPD.

 

1 / Catégories de données traitées

Les données personnelles incluent toutes les informations qui permettent à XINEX de vous identifier directement ou indirectement.

XINEX collecte et traite les données requises ou optionnelles fournies directement par le candidat. Le candidat est informé au préalable, si le traitement d’autres données personnelles est nécessaire au regard du respect du droit de travail. Nous ne traitons pas de données sensibles, comme l’origine ethnique ou politique, la conviction religieuse ou philosophique, l’appartenance syndicale, la vie ou l’orientation sexuelle ou des données concernant la santé du candidat. Si néanmoins vous nous transmettez de telles informations, sachez que nous n’en tiendrons pas compte et les effacerons.

Ainsi, lorsque vous répondez à une offre d’emploi ou déposez une candidature spontanée, nous traitons les informations suivantes :

• Les données d’identification ;
• Les coordonnées de contact ;
• Les données professionnelles telles que l’expérience, le parcours académique, le CV, la lettre de motivation, etc.

Veuillez noter qu’en cas de refus de votre part de nous fournir certaines de vos données, nous serons dans l’impossibilité de traiter votre candidature.

De plus, vos données peuvent nous être transmises par des chasseurs de têtes ou des agences ou des plateformes de recrutement externes auxquels XINEX a recours.

 

2 / Finalités et bases légales du traitement

Vos données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

Les données personnelles que vous transmettez directement ou indirectement à XINEX pour appuyer votre candidature sont traitées uniquement dans le cadre du processus de sélection et de recrutement, à savoir :

• l’enregistrement de la candidature ;
• l’évaluation de l’adéquation de la candidature ;
• la communication lors des procédures de sélection et de recrutement ;
• le cas échéant, la prise de contact avec le candidat en vue de l’organisation d’un ou plusieurs entretiens ;
• la préparation, selon le cas, d’un contrat de travail, d’étudiant, de stage ou autre pour les candidats retenus.

 

Base légale	Finalité
Exécution de mesures précontractuelles prises à l’initiative du candidat	Traitement des demandes reçues (réception et enregistrement)
Intérêt légitime de XINEX	Évaluation de la qualification et des compétences requises pour le poste
Intérêt légitime de XINEX ou exécution de mesures précontractuelles (en fonction de l'étape du processus de recrutement au cours de laquelle la communication a lieu)	Communication concernant le processus d'embauche (e-mails, appels téléphoniques …)
Intérêt légitime de XINEX	Prise de références : prise de contact avec les anciens employeurs des candidats
Intérêt légitime de XINEX	Conservation pendant 6 mois du CV des candidats non retenus (le cas échéant), afin de pouvoir proposer à ces derniers un autre poste

 

Dans le cas de traitement ultérieur pour une autre finalité que celles listées ci-dessus, XINEX s’engage à vous fournir au préalable des informations au sujet de cette autre finalité.

 

3 / Sécurité du traitement

XINEX met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque conformément à l’article 32 du RGPD.

Ces mesures doivent prévoir un niveau de sécurité jugé approprié compte tenu :

• des normes techniques et du type de données personnelles traitées ;
• de l'état de l'art et du coût de mise en œuvre ;
• de la nature, la portée, le contexte et les finalités du traitement ; et
• de la probabilité et de la gravité du risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

Les exigences en matière de sécurité évoluent continuellement, et une sécurité efficace nécessite une évaluation fréquente et une amélioration régulière des mesures de sécurité obsolètes. Nous nous engageons à évaluer, renforcer et améliorer en permanence les mesures que nous mettons en œuvre.

 

4 / Destinataires des données 

Seules les personnes habilitées pourront accéder aux données personnelles du candidat à des fins strictement internes,

• les collaborateurs de la Direction des Ressources Humaines de l’entreprise en charge du recrutement ;
• la Direction générale et les équipes dirigeantes de l’entreprise.

En cas d’issue positive au processus de recrutement, afin de finaliser le recrutement, le service des ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de votre embauche.

Nous pouvons par ailleurs partager vos données personnelles avec certains tiers de confiance conformément à nos obligations contractuelles tels que les agences de recrutement externes. Aucun de ces tiers n'est basé ni traite vos données personnelles en dehors de l'UE/EEE. Si un fournisseur de services tiers traite des données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE dans le cadre de nos activités, la transmission n'aura lieu que si un niveau de protection des données approprié a été confirmé pour le pays tiers par la Commission européenne ou si d'autres garanties de protection des données appropriées existent (dispositions internes contraignantes en matière de protection des données ou clauses contractuelles types).

 

5 / Durée de conservation des données

Les données des candidats sont conservées uniquement pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités visées sous le point 2 et au maximum pendant la durée prévue par la loi. Les candidats retenus à la fin du processus de sélection pour un poste verront leurs données personnelles conservées dans leur dossier personnel.

Aucune donnée personnelle n’est conservée au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les finalités exposées ci-dessus.

Enfin, la durée de conservation peut être plus longue lorsque vos données sont conservées pendant un délai de prescription légal notamment pour assurer la sauvegarde ou la défense de nos droits.

À l'expiration de la période de conservation applicable, nous détruirons en toute sécurité vos données personnelles conformément aux lois et réglementations applicables.

 

6 / Droits des personnes concernées

Dans les limites et conditions imposées par les normes législatives et réglementaires en vigueur, les candidats bénéficient des droits suivants :

• Droit d’accès : vous pouvez demander à tout moment d’obtenir l’accès aux données vous concernant ainsi qu’une copie de ces données ;
• Droit de rectification : vous pouvez demander à tout moment que les données inexactes ou incomplètes soient rectifiées ou complétées ;
• Droit à l’effacement : vous pouvez demander à ce que vos données soient supprimées lorsque, par ex., les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander à ce que XINEX restreigne le traitement de données si, par exemple, vous contestez l’exactitude des données vous concernant ou si vous vous opposez au traitement des données vous concernant ;
• Droit à la portabilité : vous avez le droit de faire transférer vos données à un autre responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, si le traitement est effectué par des moyens automatisés ou s’il est fondé sur le consentement préalable ;
• Droit d’opposition au traitement : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données et pouvez retirer votre consentement si le traitement est basé sur le consentement (notamment si vos données sont utilisées à des fins de prospection commerciale).

Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail suivante : dpo@xinex.lu

Votre demande sera traitée dans un délai d'un mois à compter de la confirmation de votre identité. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou en raison d’un grand nombre de demandes.

Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou exercer tout autre de vos droits). Toutefois, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables si votre demande d'accès est manifestement infondée ou inappropriée. Nous pouvons également refuser de traiter votre demande pour la même raison.

En cas d’insatisfaction, vous avez également le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de la Commission nationale pour la protection des données (« CNPD »), l’autorité de contrôle luxembourgeoise en matière de protection des données : www.cnpd.lu

 

7 / Mise à jour de la présente notice

La présente notice peut être amenée à évoluer pour protéger au mieux les données personnelles des candidats.